Adatkezelési szabályzat


I. Bevezető rendelkezések

Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Korn Ügyvédi Iroda teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: Adatkezelő).
Az Adatkezelő a vonatkozó jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és adatkezelési elvek figyelembevételével az alábbi szabályzatot alkotja (továbbiakban: Szabályzat)

II. A szabályzat célja
 
  1. A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását az adatvédelemre vonatkozó hatályos jogszabályokra figyelemmel, továbbá, hogy az Adatkezelő által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.
  2. Az Adatkezelő valamennyi szolgáltatásának igénybevétele során az érintettek személyhez fűződő jogainak – különös tekintettel személyes adatok védelméhez való jogának – tiszteletben tartására törekszik, és biztosítja azokat az érintettek személyes adatainak gépi feldolgozása és kezelése során.
  3. Jelen Szabályzat kizárólag a természetes személy Érintettek személyes adataira vonatkozik, tekintettel arra, hogy jogi személyek, illetve egyéb szervezetek adatai nem minősülnek személyes adatoknak.


III. Értelmező rendelkezések
 
  1. A jelen Szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak meghatározása szükséges:
 
  1. személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
  2. adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
  3.  adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.
  4. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
  5.  adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől feltéve, hogy a technikai feladatot az adaton végzik.
  6. címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.
  7. harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.
  8. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy. Érintettek köre különösen: azon természetes személy ügyfelek, akiknek Adatkezelő jogi szolgáltatást vagy egyéb tanácsadást nyújt; Adatkezelő részére adott megbízással kapcsolatban érintett egyéb természetes személyek (pl. Adatkezelő ügyfeleivel ellenérdekű felek, hatósági, vagy peres eljárásban részt vevő egyéb személyek); Adatkezelő jogi személy ügyfeleinek természetes személy kapcsolattartói.
  9. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen belegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat teljes körű vagy egyes műveltekre kiterjedő kezeléséhez.
  10. nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.
  11. adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
  12. képviselő: az az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.
  13. Adatkezelő: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

IV. Az adatkezelés alapelvei
 
  1.  Adatkezelő az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).
  2. Adatkezelő a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).
  3. Adatkezelő az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően az Adatkezelő nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.
  4. Adatkezelő adatkezelése pontos és naprakész. Adatkezelő minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).
  5. Adatkezelő a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).
  6. Adatkezelő megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).
  7. Adatkezelő felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a Adatkezelő igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a Adatkezelő gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. Az Adatkezelő a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.

V. Adatkezelő által nyújtott szolgáltatások (ügyvédi tevékenység, tanácsadás) során végzett adatkezelések jogalapja, módja és célja
 
  1. Az Adatkezelőnek az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírások szerint kell eljárnia:
  • Magyarország Alaptörvénye (továbbiakban: Alaptörvény)
  • Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK    rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)
  • az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.)
  • Az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (továbbiakban: Ügyvéd tv.)
  • A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (továbbiakban: Pénzmosásról szóló tv.)
  • a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)
  • a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
  • a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
 
  1. A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 14-17. pontban meghatározott feltételek egyike teljesül:
  2. Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés). Az Adatkezelő által végzett adatkezelés több esetben jogszabályokon alapul, mely esetekben az érintett köteles a személyes adatait megadni. Adatkezelővel megkötendő megbízási szerződés kötésének előfeltétele az Ügyvéd tv.-ben és a Pénzmosásról szóló tv.-ben meghatározott személyes adatok megadása és Adatkezelő általi megőrzése. Egyéb esetekben a személyes adat megadása önkéntes, ugyanakkor a megbízás ellátáshoz minden esetben szükséges. Amennyiben az érintett nem adja meg azon személyes adatokat, amelyeket az Adatkezelő a megbízás ellátása érdekében szükségesnek tart, úgy az Adatkezelő a megbízást ellátni nem tudja. Az érintett jogosult a hozzájárulását bármikor visszavonni, amely nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelés jogszerűségét.
  3. Az Adatkezelő és az érintett között fennálló szerződés teljesítése (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).
  4. Az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges. Különösen: ügyfélazonosítás – jogügyletbiztonsági ellenőrzés, nyilvántartás vezetése, letétkezelés, papír alapú okirat elektronikus okirattá alakítása (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés).
  5. Az egységes ügynyilvántartás és ügykezelés, megbízási díj érvényesítéséhez fűződő jog, valamint a szolgáltatás teljesítése során történő akadálymentes kommunikáció biztosítása (Adatkezelő jogos érdeke).
  6. Követelések érvényesítéséhez, valamint jogviták eldöntéséhez fűződő érdek (Harmadik fél jogos érdeke).
  7. Az Adatkezelő egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.
  8. Az Adatkezelő által végzett jogi szolgáltatás és egyéb tanácsadás ellátása során az érintett személyes adatait az adott szolgáltatás nyújtása érdekében, illetve a jogszabályok által előírt azonosítási, nyilvántartási és bejelentési kötelezettségek teljesítése céljából kezeli. Adatkezelő továbbá az érintettek személyes adatait kapcsolattartás, belső ügynyilvántartás, számlázás és követeléseinek érvényesítése céljából is kezeli.
  9. Az adatkezelés időtartama: a személyes adatokat az Adatkezelő fő szabály szerint az adott megbízás teljesítésétől/megszűnésétől számított 10 évig kezeli. A jogszabály által meghatározott speciális esetek a VI. pontban kerültek rögzítésre.
  10. Adatkezelő személyes adatot csak abban az eseten továbbít harmadik személyeknek, ha az a szolgáltatás teljesítése érdekében szükséges. Bizonyos esetekben adattovábbítást jogszabály is előírhat (pl. az ügyvédi letét bejelentése a területi ügyvédi kamara részére).

VI. Jogszabály által előírt adatkezelések
  1. Ügyvédi törvény alapján végzett azonosítás. Az ügyvéd (adatkezelő) azt a természetes személyt, akit nem ismer, vagy akinek személyazonosságát illetően kétség merül fel, személyazonosításra alkalmas okmánya megtekintésével azonosítja. Az ügyvéd (adatkezelő) a természetes személyek okmányainak érvényessége, illetve az általa vezetett nyilvántartásban szereplő adatok egyezősége ellenőrzése érdekében jogosult a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, a járművezetői engedély-nyilvántartásból, az útiokmány-nyilvántartásból és a központi idegenrendészeti nyilvántartásból elektronikus úton adatokat igényelni (természetes személyazonosító adatok, állampolgárság, hontalanság, menekült, bevándorolt, letelepedett, illetve EGT-állampolgár jogállás, lakcím, arcképmás, aláírás, a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény 18. § (5) bekezdése szerinti tények, a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény 24. § (1) bekezdés f) pontja szerinti adatok és az okmány érvényességi ideje, a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvény 8. § (1) bekezdés b) pont ba)-bb) alpontja szerinti adatok, a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvény 76. § d) pontja, 80. § (1) bekezdés b) és c) pontja, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény 95. § (1) bekezdés g) pontja, 96. § (1) bekezdés g) pontja, továbbá 100. § (1) bekezdés b) és c) pontja szerinti adatok.) Amennyiben az ügyvéd (adatkezelő) a jogi képviseletet közhiteles nyilvántartásba való bejegyzésre irányuló eljárásban látja el, illetve közhiteles nyilvántartásba való bejegyzés alapjául szolgáló okiratot szerkeszt, akkor a természetes személy adatainak nyilvántartásból történő lekérdezése kötelező.
  2. Ügyvédi törvény alapján vezetett nyilvántartás. Az ügyvéd köteles nyilvántartást vezetni a kötelező jogi képviseletet igénylő ügyletek esetében a természetes személyek adatairól (természetes személyazonosító adatok, lakcím, állampolgárság, hontalanság, menekült, bevándorolt, letelepedett, illetve EGT-állampolgár jogállás, az azonosításhoz felhasznált azonosító okmány típusa és száma, a nyilvántartásból történő adatigénylés során kapott válasz azonosítója, azon ügyek ügyazonosítója, amelyekben a természetes személy azonosítása kötelező, a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényben meghatározott adatok). Az azonosított jogi személyekről és más szervezetekről vezetett nyilvántartás a képviseletet ellátó személy természetes személyazonosító adatait, illetve a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényben meghatározott adatokat tartalmazza. Az adatkezelő a fenti nyilvántartás adatait a Pénzmosásról szóló tv.-ben meghatározott ideig (8 év) kezeli.
  3. Ügyvédi törvény alapján papír alapú okirat elektronikus okirati formába alakítása. Az ügyvéd, mint adatkezelő a törvényben meghatározott esetekben papír alapú okiratról elektronikus okiratot készíthet. Az így készített elektronikus okiratot 10 évig, a papír alapú okiratot 5 évig köteles megőrizni.
  4. Ügyvédi törvény alapján ügyvédi letétkezelés. Az ügyvéd, mint adatkezelő az általa kezelt kötelező legkisebb munkabér összegének kétszeresét meghaladó letétek adatait és azok változásait a területi ügyvédi kamara által működtetett elektronikus letéti nyilvántartásban rögzíti. Az elektronikus letéti nyilvántartás az adatokat a letéti szerződés megszűnését követő 10 évig tartalmazza.
  5. Ügyvédi törvény alapján vezetett ügynyilvántartás és iratkezelés. Az ügyvéd, mint adatkezelő a megbízás alapján ellátott ügyekről nyilvántartást köteles vezetni az alábbi adatokkal:
  • az ügyvéd által képzett ügyazonosítót,
  • az ügyfél nevét,
  • az ügy tárgyát,
  • a megbízási szerződés létrejötte időpontját és
  • az ügyhöz kapcsolódó bírósági eljárások lajstromszámát, illetve más eljárások iktatószámát.
Az ügyvéd az adatokat a megbízás megszűnését követő 5 évig, okirat ellenjegyzése esetén az okirat ellenjegyzését követő 10 évig, ingatlanra vonatkozó jog közhiteles nyilvántartásba való bejegyzését érintő ügyben a jog bejegyzésétől számított 10 évig kezeli. A nyilvántartásba kizárólag a kamarai hatósági ellenőrzést folytató személyzet vagy szerv, illetve – az ügyfél jogainak védelme érdekében- a helyettes ügyvéd és a kijelölt irodagondnok tekinthet be és igényelhet adatot. Az ügyvéd az általa ellenjegyzett okiratot, valamint az okirat ellenjegyzésével járó ügyben keletkezett más iratokat -ha jogszabály ennél hosszabb megőrzési időt nem állapít meg, vagy a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg – az ellenjegyzéstől számított 10 évig megőrzi. Az ügyvéd a kamarai tagsága megszűnése vagy megszüntetése, illetve kamarai nyilvántartásból való törlése esetén gondoskodik az általa kezelt, nem selejtezhető iratnak az ügyfél vagy az ügyfél számára az adott ügyben ügyvédi tevékenységet gyakorló, és az irat kezelésére jogosult ügyvéd részére történő kiadásáról, valamint az Ügyvéd tv. szerinti nyilvántartás megőrzéséről.
  1. Pénzmosásról szóló törvény alapján végzett ügyfél-átvilágítás. Kötelező az ügyfél-átvilágítás az alábbi esetekben:
  • pénz és értéktárgy letéti kezelése esetén,
  • az Ügyvédi tv. alapján végzett egyes ügyletek vonatkozásában (gazdasági társaságban vagy egyéb gazdálkodó szervezetben lévő vagyonrész (részesedés) tulajdonának átruházása, ingatlan tulajdonának átruházása, gazdasági társaság vagy egyéb gazdálkodó szervezet alapítása, működtetése, megszűnése, bizalmi vagyonkezelési szerződés vagy bizalmi vagyonkezelés létesítésére irányuló egyoldalú jognyilatkozat, ingó vagyonelem, különösen pénzeszköz, pénzügyi eszköz ellenérték nélkül történő átruházása)
Természetes személy ügyfél személyazonosságának igazolásával járó intézkedések során az Adatkezelő köteles rögzíteni a természetes személy adatait (családi és utónevét, születési családi és utónevét, állampolgárságát, születési helyét, idejét, anyja születési nevét, lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét, azonosító okmányának típusát és számát). Az Adatkezelő Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén a képviseletre jogosultak nevét és beosztását, illetve a kézbesítési megbízott azonosításra alkalmas adatait köteles rögzíteni.
Az ügyvéd, mint adatkezelő az ügyfél-átvilágítás során személyazonosság igazolására alkalmas okirat (magyar állampolgár esetében a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolvány és lakcímet igazoló hatósági igazolvány,  külföldi állampolgár esetén úti okmány vagy személyazonosító igazolvány, feltéve, hogy az magyarországi tartózkodásra jogosít, tartózkodási jogot igazoló okmány vagy tartózkodásra jogosító okmány) bemutatását köteles megkövetelni. Az ügyvéd a bemutatott okmányokról és okiratokról köteles másolatot készíteni.


VII. Hírlevél
  1. Adatkezelő a szolgáltatásával összefüggésben hírlevelet küld az azt igénylő ügyfelek részére.
  2. Adatkezelés célja: tájékoztatás nyújtása a szolgáltatásokról, aktualitásokról, szakmai hírek, cikkek.
  3. Kezelt adatok köre: név, e-mail cím.
  4. Adatkezelés jogalapja: érintett hozzájárulása. Az adatkezelő mindenkor biztosítja a tiltakozás (hírlevélről való leiratkozás) lehetőségét. Amennyiben az Érintett akként nyilatkozik, hogy nem kíván hírlevelet kapni az adatkezelőtől, úgy adatait az adatkezelő törli és a kérelem kézhezvételét követően nem fogja ebből a célból felhasználni.
  5. Adatkezelés időtartama: Érintett általi tiltakozás időpontja vagy hozzájárulás visszavonása.

VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése
 
  1. Az Adatkezelő a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.

Tájékoztatáshoz való jog
  1. A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
  2. Az Adatkezelő tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.
  3. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.

Tájékoztatás az érintett kérésére
  1. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.
  2. Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről.
  3. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
  4.  A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.
  5. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
  1. ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
  2. megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
  1. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.

Kötelező tájékoztatás
  1. Amennyiben az Adatkezelő az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg (ideértve különösen az ügyfeleket), úgy az Adatkezelő mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:
  1. az Adatkezelő, illetve az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
  2.  a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja
  3. adott esetben a személyes adatok címzettjei
  4. adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,
  1. A személyes adatok első megszerzésének időpontjában az Adatkezelő a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:
  1. a személyes adatok tárolásának időtartamáról
  2. az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
  3. a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jogáról, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
  4. a felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;
  5.  arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.
  1. Ha az Adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és egyéb releváns információról.
  2. Az Adatkezelő a kötelező tájékoztatásnak az alábbi módon tesz eleget.
Az Adatkezelő "Adatkezelési Tájékoztató"-t tesz közzé a weboldalán és a székhelyén olyan módon, hogy az könnyen megtalálható és könnyen elérhető legyen bárki számára.

Hozzáférés joga
  1. A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
  2. Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
  1. az adatkezelés céljai;
  2. az érintett személyes adatok kategóriái;
  3. azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat az Adatkezelő közölte vagy közölni fogja
  4. adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama
  5.  az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
  6. a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
  7.  ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.
  1. Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett kérésére rendelkezésére bocsátja.

Helyesbítéshez való jog
  1. A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
  2. Az Adatkezelő, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

Törléshez való jog
  1. A törléshez való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.
  2. Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
  1. a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  2. az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  3. az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre (pl.: kötelező adatszolgáltatás);
  4. a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
  5. a személyes adatokat a Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  1. Az érintett törlési kérelmének az Adatkezelő nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, az Adatkezelőre alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.
  2. Amennyiben az Adatkezelőhöz törlési kérelem érkezik, az Adatkezelő első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében az Adatkezelő elkérheti az érintett és az Adatkezelő között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára az Adatkezelő által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (az Adatkezelő azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).
  3. Amennyiben az Adatkezelőnek eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.
  4. Az Adatkezelő a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet az Adatkezelő képviselője vagy az a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza az érintett nevét, a törölt személyes adattípust, valamint a törlés időpontját.
  5. Az Adatkezelő tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

Az adatkezelés korlátozáshoz való jog
  1. A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
  2. Az Adatkezelő az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
  1.  az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát; 
  2. az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  3.  az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.
  1. Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
  2. Az Adatkezelő tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

Adathordozhatósághoz való jog
  1. Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.
  2. Az Adatkezelő biztosítja, hogy az érintett a rá vonatkozó, általa az Adatkezelő számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

IX. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
 
  1. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását az Adatkezelő az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az adatvédelemre irányadó jogszabályoknak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.
  2. Az Adatkezelő a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi nyilvántartásokat vezeti:
  1. adattovábbítás nyilvántartása
  2. érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a Adatkezelő által adott válaszok nyilvántartása
  3. hatósági megkeresések és az arra a Adatkezelő által adott válaszok nyilvántartása
  4. adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása
  5. ügyfelek nyilvántartása
  6. munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
  7. munkaerő-felvétel nyilvántartása
  8. adatvédelmi incidensek nyilvántartása.
  1.  Az Adatkezelő az adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:
  1. az Adatkezelő neve és elérhetősége, valamint az Adatkezelő képviselőjének neve és elérhetősége;
  2. az adatkezelés céljai;
  3. az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
  4. olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják
  5. adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;
  6. ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
  7. ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.
  1. Adatkezelő elsődlegesen papír alapú, másodlagosan gépi feldolgozás keretében kezel adatokat. Az adatkezelés helyszíne Adatkezelő székhelye. Adatkezelő nyilvántartást elektronikus formátumban vezeti.

X. Adatbiztonsági rendelkezések
 
  1. Az Adatkezelő az adatkezelése során felmerülő esetleges kockázatok mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantál a GDPR 32. cikkében foglaltak alapján. Ennek értelmében az Adatkezelő köteles garantálni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását.
  2. Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében az Adatkezelő fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.
  3. Az Adatkezelő az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:
  1. az Adatkezelő biztosítja, hogy irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be;
  2. az Adatkezelő az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy.
  1. Az Adatkezelő a logikai kontroll alkalmazása során biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá.
  2. Az Adatkezelő az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:
  1.  Adatkezelő biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen;
  2. Adatkezelő biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető leghamarabb kiszűrésre kerüljenek, és azokat a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg.

XI. Adatvédelmi incidensek kezelése
 
  1. Az adatvédelmi incidenst az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.
  2. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
  3. Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:
  1. ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
  2. közölni kell a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
  3. ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
  4. ismertetni kell az Adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
  1. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. A tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell az alábbiakat:
  1. a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
  2. ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
  3. ismertetni kell az Adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
  1. Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
  1.  Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
  2. Adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
  3. a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

XII. Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések
 
  1. Az Adatkezelő az álláspályázatai során hivatkozik az elektronikus úton elérhetővé tett adatkezelési tájékoztatóra.
  2. Amennyiben az Adatkezelő az állás betöltését követően is tárolni kívánja az álláspályázó által beadott iratokat, úgy ehhez az álláspályázó hozzájárulását kell kérni. A hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie.
  3. A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni.
  4.  Az Adatkezelő a munkavállalók adatait az Mt. vonatkozó rendelkezései alapján kezeli, továbbá a munkavállalókat az Mt-ben meghatározott módon tájékoztatja a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.
  5. Az Adatkezelő a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.
  6. A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:
  1. szerződésen alapuló [a munkaszerződés]
  2. jogi kötelezettségen alapuló [például adózás, tartásdíj levonás]
  3. jogos érdeken alapuló [például munkahelyi ellenőrzéssel kapcsolatos adatok].

XIII. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések
 
  1. Ha az adatkezelést az Adatkezelő nevében más végzi [például könyvelés, bérszámfejtés], az Adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
  2. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe.
  3. Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában az Adatkezelő és az adatfeldolgozó szerződést kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az Adatkezelő kötelezettségeit és jogait határozza meg.
  4. Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag az Adatkezelő utasításának megfelelően kezelheti.

XIII. Hatályba léptető és záró rendelkezések
 
  1. A jelen szabályzat 2020. október 08-án lép hatályba.

Korn Ügyvédi Iroda